Shopify machte in der vergangenen Woche Schlagzeilen, als das E-Commerce-Unternehmen einen „calendar purge“ ankündigte, alle wiederkehrenden Meetings ersatzlos löschte und einen Meeting-freien Mittwoch einführte.
Und Shopify ist nicht alleine: Asana, Zapier und – ja – auch mein Arbeitgeber Dropbox haben irgendwann einmal alle wiederkehrenden Termine aus ihren Kalendern entfernt. Ist der „calendar purge“ also der erste Arbeitswelt-Trend des Jahres 2023, wie Hans Rusinek meint?
Bitte nicht falsch verstehen: Es gibt viele gute Gründe, seinen Terminkalender zu entrümpeln, aber ich bin dennoch skeptisch, dass „calendar purges“ ein Allheilmittel gegen Unproduktivität sind.
Shopify ist ein „remote first“-Unternehmen, und in diesem Zusammenhang wird häufig eine Studie von Microsoft zitiert, aus der hervorgeht, dass es während der Pandemie einen significanten Anstieg von Besprechungen gab.
Es sollte jedoch nicht überraschen, dass die Zeit, die in Meetings verbracht wird, in dezentral organisierten Unternehmen zunimmt, und es ist auch nicht notwendigerweise ein Zeichen für Ineffizienz. In einer hybriden Arbeitswelt nimmt die Zahl der Besprechungen notwendigerweise zu, weil jede zufällige Begegnung, die früher am Wasserspender oder an der Kaffeemaschine stattfand, in unseren Kalendern heute wie ein Meeting aussieht, weil wir Technologie benötigen, um miteinader zu sprechen.
Bei Dropbox haben wir unserne Meeting-freien Mittwoch abgeschafft, seit wir ein “virtual first”-Unternehmen geworden sind. Stattdessen reduzieren wir die Zahl unserer Meetings, indem wir vermehrt asynchron arbeiten und nur dann Besprechungen einberufen, wenn wir eine Entscheidung („decision“) treffen, eine Debatte über ein wichtiges strategisches Thema führen oder eine Diskussion wie zum Beispiel ein Feedbackgespräch führen wollen (wir nennen das den „3D-Test“).
Unser Maßstab für die Effizienz des Unternehmens ist nicht die Zahl der Meetings an sich, sondern ob wir es schaffen, diese Besprechungen innerhalb unserer „core collaboration hours“ abzuhalten, einer bestimmten Anzahl von Stunden pro Tag, die wir für synchrone Kommunikation reservieren.
Oder anders ausgedrückt: Unternehmen sollten nicht ausschließlich darauf achten, wie viel Zeit in Besprechungen „verschwendet“ wird (denn manche Besprechungen sind tatsächlich wichtig), sondern sich auch daran orientieren, wie viel Zeit ihren Mitarbeitern für konzentriertes Arbeiten an Projekten bleibt, die das Unternehmen voranbringen.