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Mein System für persönliche Produktivität

Mein System für persönliche Produktivität

  • Die 3/3/3-Methode vereint Priorisierung und „Maintenance“-Aufgaben.
  • Für mein eigenes System habe ich weitere Elemente aus verschiedenen Planern hinzugefügt.
  • Mein Template ist als PDF erstellt und für den Remarkable2 optimiert.
  • Read the English version

Es ist nur ein paar Wochen her, dass ich meine „Fünf Tipps für mobiles Arbeiten“ geteilt habe, darunter meine Vorliebe für die Time-Boxing-Methode. Als sechsten Tipp habe ich die Bereitschaft, sich ständig zu hinterfragen genannt – und so kommt es, dass ich den Nutzen der Time-Boxing-Methode heute etwas relativiere.

Auslöser war ein Text von Oliver Burkeman. Die Time-Boxing-Methode hat zwei Nachteile, so Burkeman: Entweder die Dinge laufen anders als geplant, so dass man seinen Kalender ständig neu organisieren muss oder sie laufen genau so wie geplant, mit dem Ergebnis, dass man sich selber unter eine ziemlich hohen Druck setzt.

Die 3/3/3-Methode

Burkeman bevorzugt stattdessen die 3/3/3-Methode: Für jeden Arbeitstag nimmt man sich dafür vor:

  • Drei Stunden pro Tag an einem wichtigen aktuellen Projekt zu arbeiten;
  • drei dringende, aber weniger zeitaufwändige Dinge zu erledigen (dazu gehören auch Meetings); und
  • drei notwendige Dinge zu erledigen, die einfach „dazugehören“ (E-Mails, aber auch Mikro-Lernen etc.)

Die Methode machte sofort intuitiv Sinn für mich, aber sie passte nicht in meinen Planer (ich nutze derzeit den Achtsamkeitsplaner von „Ein guter Plan“).

Und da ich mir gerade den eInk-Tablet von Remarkable gekauft habe, habe ich kurzerhand ein Template für das Tablet entworfen – meine erste eigene Vorlage für einen Tagesplaner, der Elemente von 3/3/3, „Ein guter Plan“, dem BestSelf-Journal und dem Time-Block-Planner von Cal Newport enthält.

Mein Produktivitäts-System

Hier sind die einzelnen Elemente des Tagesplaners im Detail:

Meine Tagesplaner-Vorlage auf dem Remarkable2

DATE Ziemlich selbsterklärend.

WEEK Ich finde es immer hilfreich, auch die aktuelle Kalenderwoche im Blick zu behalten.

3×3 IMPORTANT Hier liste ich meine Hauptaufgabe des Tages, die in der Regel Teil eines strategischen Projekts oder in anderer Hinsicht zeitintensiv ist und daher einen Block für konzentriertes Arbeiten braucht. Das sind nicht immer drei Stunden, aber in jedem Fall mehr als eine Stunde.

3×3 URGENT Hier liste ich drei Aufgaben auf, die zeitlich dringend sind und zwischen 30 Minuten und zwei Stunden brauchen. Das umfasst die meisten Meetings, aber auch Text-Reviews, Feedback und so weiter. Ich priorisiere Aufgaben, für die mein Input gebraucht wird, damit andere weiterarbeiten können.

3×3 MAINTENANCE Hier liste ich drei Dinge auf, die einfach gemacht werden müssen. Das ist eigentlich immer E-Mails beantworten und auch Dinge wie Journaling, Laufen oder Networking, die für meine persönliche Entwicklung wichtig sind.

NOTES SUCCESSES LEARNINGS Hier ist Raum für Freitext; das können Meeting-Notizen sein, aber auch kurze Beobachtungen wenn etwas nicht gut lief oder etwas, das besonders gut gelungen ist.

HOW DO YOU FEEL TODAY Hier ist Platz für eine kurze Reflexion am Ende des Arbeitstags. Das kann ein Wort, ein Satz oder auch einfach nur ein Emoji sein.

HABITS Dass ich ein Fan von Micro-Habits bin, habe ich schon in meinen „Fünf Tipps für mobiles Arbeiten“ geschrieben. Hier kann man die Habits, die man an diesem Tag trainiert hat, ausstreichen. Nicht alle meine Habits wiederholen sich täglich; ich habe mir zum Beispiel vorgenommen, „nur“ dreimal pro Woche Sport zu machen.

See Also

WATER GLASS Für jedes Glas Wasser, das ich am Tag trinke, streiche ich ein Glas aus.

CARROT Die Karotte wird ausgestrichen, wenn ich an einem Tag kein Fleich zu mir genommen habe.

Wie geht es weiter?

So weit mein neues System für persönliche Produktivität. Bislang besteht mein Template nur aus einer Seite, aber ich könnte mir vorstellen, die Vorlage in Zukunft um weitere Elemente zu erweitern, wie zum Beispiel einen Quartals- und einen Jahresplaner. Hier könnten dann auch die Habits schriftlich festgehalten werden, die in meiner jetzigen Vorlage aus Platzgründen nur eine Nummer haben.

Für die Quartals- und Jahresplanung sind Systeme wie die „Eisenhower-Matrix“ natürlich relevant, die ebenfalls in die Vorlage einfließen könnten.

Und schließlich nutze ich auch nach wie vor noch die Time-Blocking-Methode, allerdings bevorzuge ich für die Strukturierung meiner täglichen Prioritäten nun primär die hier beschriebene 3/3/3-Methode. Erst danach blocke ich Zeit in meinem Kalender.

Was steht in eurem Tagesplaner, was in meiner Vorlage noch fehlt? Oder wollt ihr mein System selber ausprobieren? Schickt mir eine Nachricht und ich sende euch meine Vorlage als PDF!

Foto: Claudio Schwarz / Unsplash

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