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#KK20: Smarte Work Hacks für Organisationen und Wissensarbeiter

#KK20: Smarte Work Hacks für Organisationen und Wissensarbeiter

Viele, die mich kennen, wissen, dass ich nicht erst seit dem Lockdown, sondern bereits seit meinem Wechsel zu Dropbox vor fast drei Jahren ein „Telearbeiter“ bin.

Mein Arbeitsplatz ist mein Schreibtisch zu Hause, ein Coworking-Space oder eines unserer sechs Büros in der EMEA-Region. Deswegen fühlte ich mich gut gewappnet, als Dropbox wie viele andere Unternehmen auch Anfang März alle Büros aufgrund der Corona-Krise schloss.

Aber nach ein paar Wochen im Lockdown und mit zwei kleinen Kindern zu Hause wurde mir klar, dass es einen großen Unterschied zwischen „Homeoffice“ und „Homeoffice unter den Bedingungen einer weltweiten Pandemie“ gibt.

Ich bin mir sicher, dass die meisten ähnliche Erfahrungen gemacht haben: Einige Dinge funktionieren überraschend gut — auch Dank zahlreicher Tools wie Zoom und dem Smart Workspace von Dropbox. Andere Dinge stellen eine größere Herausforderung dar: Wie kann man seine Unternehmenskultur lebendig halten? Neue Mitarbeiter onboarden? Oder allen Mitarbeiterinnen die strategischen Prioritäten des Unternehmens vermitteln?

Die „neue Normalität“

Umfragen zeigen deutlich, dass eine Mehrheit der Wissensarbeiter auch nach dem Ende der Pandemie von zu Hause aus arbeiten möchte — zumindest an einigen Tagen in der Woche.

Die „neue Normalität“ unserer Arbeitswelt wird daher zweifellos dezentraler sein. In diesem kurzen Vortrag möchte ich skizzieren, wie wir unsere Arbeit bei Dropbox reorganisiert haben und was meine persönlichen Tipps für das Homeoffice sind.

Unternehmen müssen vor allem kreativ sein, nicht effizient

Im vergangenen Jahr, noch bevor die Corona-Krise ausbrach, haben wir gemeinsam mit zwei Think Tanks — dem Progressiven Zentrum in Berlin und dem Policy Network in London — eine Studie zur Zukunft der Arbeit veröffentlicht.

Eines der Ergebnisse dieser Studie war, dass die Art und Weise, wie Arbeit heute typischerweise organisiert wird, überholt ist.

Unternehmen sind heute oft noch ähnlich organisiert wie eine Fabrik aus dem 19. Jahrhundert: Arbeit wird in möglichst kleine Aufgabenpakete aufgeteilt und effizient organisiert, egal, ob es dabei um die Produktion geht, um Beschaffung oder um das Personalwesen.

Aber: Wertschöpfung wird heute in erster Linie durch Innovationen angetrieben, nicht durch effiziente Prozesse. Unternehmen sollten deswegen nicht in erster Linie auf Effizienz, sondern auf Kreativität ausgerichtet sein.

Eine Organisation auf Kreativität hin auszurichten, bedeutet, Einzelpersonen und Teams zu einer möglichst hohen Autonomie zu befähigen und Raum für Experimente zu schaffen.

Dezentrale Organisationen

Traditionelle Organisationen sind üblicherweise synchron organisiert: Besprechungen, Telefonanrufe und E-Mails sind Beispiele für die in vielen Unternehmen vorherrschenden Kommunikationsformen, die alle auf Gleichzeitigkeit basieren. Es sind also immer mindestens zwei Personen gleichzeitig an einem Kommunikationsprozess beteiligt.

Das bedeutet, dass sich die Mitarbeiterinnen in einem ständigen Zustand der Reaktion befinden. Sie reagieren auf E-Mails, Messenger-Nachrichten oder auf das, was gerade in einem Meeting gesagt wurde. So bleibt kaum Zeit für das, was Professor Cal Newport als deep work bezeichnet.

Anstatt sich nach denselben Prinzipien wie eine Fabrik zu organisieren, sollten Unternehmen ein dezentrales oder verteiltes Organisationsmodell einführen. Ein dezentrales Organisationsmodell ist für Unternehmen das, was Telearbeit für den einzelnen Mitarbeiter ist: Ein größeres Maß an Autonomie durch die Befreiung von Orts- und Zeitgebundenheit.

Was braucht man, um eine dezentrale Organisation zu werden?

Matt Mullenweg ist der Gründer von Automattic, dem Unternehmen hinter der beliebten Content-Management-Plattform WordPress. Automattic war schon immer ein dezentral organisiertes Unternehmen, dessen Mitarbeiter über die ganze Welt verteilt sind.

Um die Transformation von einem traditionellen Unternehmen zu einem dezentral organisierten Unternehmen zu beschreiben, hat Mullenweg ein Fünf-Stufen-Modell entwickelt. Die einzelnen Stufen reichen von Stufe Null — eine Arbeit, die nur erledigt werden kann, wenn man physisch vor Ort ist — bis zu Stufe vier, einer komplett asynchron arbeitenden Organisation. Die letzte, fünfte Stufe bezeichnet Mullenweg als „Nirwana“, weil ein Unternehmen auf dieser Stufe seine Wettbewerber systematisch übertrifft — und zwar aufgrund seiner überlegenden Organisationsstruktur.

Asynchrone Kommunikation

Einer der Schlüssel zum Erfolg dezentral organisierter Unternehmen ist asynchrone Kommunikation.

Während des Lockdowns haben viele Unternehmen ihre synchrone nicht-digitale Kommunikation — wie zum Beispiel Besprechungen — einfach durch synchrone digitale Kommunikation — etwa eine Videokonferenz — ersetzt. Das heißt, immer noch mussten alle Teammitglieder zeitgleich anwesend sein.

Asynchrone Kommunikation ist anders.

Bevor Sie das nächste Mal eine Besprechung anberaumen, fragen Sie sich vorher: Muss ich eine Entscheidung treffen? Dann setzen Sie die Besprechung auch tatsächlich an.

Wenn sie aber keine Entscheidung treffen müssen, ersetzen Sie sie durch ein Dokument.

Status-Updates? Die können Sie auch in einem living document verfolgen.

Brainstorming? Stellen Sie Ihre Brainstorming-Frage einfach in einem Dropbox-Paper-Dokument und laden Sie ihre Kolleginnen und Kollegen ein, ihre Ideen und Kommentare zu ergänzen.

Natürlich kann und sollte man nicht alles digitalisieren. Besprechungen sind sinnvoll, um komplexe Probleme gemeinsam zu lösen oder Denkblockaden aufzubrechen. Aber seien Sie sich bewusst, was Sie erreichen möchten, bevor Sie das nächste Meeting einberufen!

Als Teamleiter können Sie zum Beispiel zu festen Zeiten Sprechstunden in Ihren Kalender eintragen, zu denen Sie für Anrufe und Gespräche zur Verfügung stehen, ohne dass ein formeller Termin erfragt werden muss. So bleiben Sie auch ohne gemeinsam in einem Büro zu arbeiten besser mit Ihrem Team in Kontakt.

An einem Strang ziehen trotz mehr Autonomie für den Einzelnen

Dezentral organisierte Unternehmen geben einzelnen Teams mehr Autonomie und müssen zugleich dafür sorgen, dass alle Teams die strategische Ausrichtung eines Unternehmens verstehen und danach handeln. Dafür braucht es Transparenz.

Bei Dropbox wird Transparenz über die strategische Ausrichtung des Unternehmens zum Beispiel unter anderem über unsere Unternehmenswerte erreicht:

🛡 Be Worthy of Trust

👯‍♀️ They Win, We Win

✨ Keep It Simple

💪 Own It

❤️ Make Work Human

Diese Werte vermitteln jedem einzelnen Mitarbeiter von Dropbox ein Gespür für unseren purpose und helfen dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Einige meiner Kolleginnen und Kollegen haben auch so genannte „Work with me“-Dokumente kreiert, die über unser Intranet abgerufen werden können. „Work with me“-Dokumente sind wie Benutzerhandbücher für Dich selbst und helfen Kolleginnen und Kollegen, meinen Arbeitsstil und meine Erwartungen besser zu verstehen.

In diesen Dokumenten steht zum Beispiel, was meine bevorzugte Art der Kommunikation ist und welche Werte ich in der Zusammenarbeit schätze. „Work with me“-Dokumente können jede Form und Gestalt haben, aber es gibt im Internet auch Tipps, wie sie strukturiert werden können.

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Meine persönlichen Produktivitäts-Hacks

Eine gesamte Organisation neu zu erfinden ist selbstverständlich keine leichte Aufgabe und erfordert Zeit und Mühe.

Aber es gibt ein paar Dinge, die Sie selber tun können, um Ihre alltägliche Arbeit „smarter“ zu machen, ohne dafür gleich die ganze Organisation zu ändern.

Hier sind drei praktische Tipps:

Time Boxing

Eine To-Do-Liste zu haben ist eine Sache, aber üblicherweise ist das größte Problem nicht ein Mangel an To-Dos, sondern an Zeit. Time Boxing macht Ihren Kalender, nicht Ihre To-Do-Liste, zum ihrem wichtigsten Instrument für das Selbstmanagement.

Beim Time Boxing weisen Sie allen Dingen, die Sie an diesem Tag planen, ein bestimmtes Zeitfenster zu und tragen dieses in Ihren Kalender ein. Erstellen Sie zum Beispiel einen Termin für das Beantworten von E-Mails, einen weiteren Termin für das Fertigstellen eines Reports für Ihre Chefin und noch einen Termin für einen Weiterbildungskurs, den Sie schon lange machen wollten.

Eine feste Deadline, etwa für das Einreichen eines Berichts, hilft zudem, Prokrastination zu vermeiden: Wird Ihr Bericht wirklich besser, wenn Sie noch ein weiteres Buch lesen, bevor Sie den Text fertigstellen?

Time Boxing ermöglicht es Ihnen auch, Ihren Tag nach Ihren persönlichen Vorlieben zu planen: Wenn Sie morgens voller Energie sind, verbringen Sie diese Zeit lieber nicht mit E-Mails und reservieren Sie sie stattdessen für kreative Arbeit. Andererseits ist das Tief am frühen Nachmittag eine gute Zeit, um sich mit Kollegen auszutauschen und etwas von Ihrer Energie wiederzugewinnen.

Manager-Tage und Maker-Tage

Das bringt mich zum zweiten Tipp: Die Unterscheidung zwischen Manager- und Maker-Tagen. Ein Manager-Tag ist für Meetings, Telkos und andere Besprechungen reserviert und bietet wenig Zeit für deep work. Manager-Tage sind zum managen da. Maker-Tage dagegen bieten Zeit für längere kreative Aufgaben und langfristige Projekte, bei denen ich nicht unterbrochen werden möchte.

Ich versuche, mir mindestens einen Tag pro Woche als Maker-Tag zu reservieren. Wie viele Manager- und Maker-Tage für Sie optimal sind, hängt sicherlich von Ihrer genauen Rolle ab — im Bereich Public Affairs, in dem ich arbeite, ist grundsätzlich sicherlich eher ein „Manager-Mindset“ gefragt, aber trotzdem benötige auch ich natürlich Maker-Tage für strategische Fragen und größere Projekte.

Mein „Smart Workplace“

Es wird keine Überraschung sein, dass ein Großteil meines „Work-from-Home-Settings“ und natürlich auch die Arbeit bei Dropbox insgesamt sehr stark von dem Smart Workspace geprägt ist, den wir in den letzten Jahren geschaffen haben.

Im vergangenen Jahr haben wir unsere erste Desktop-Anwendung auf den Markt gebracht, die Inhalte, Kommunikation und Kollaboration miteinander verbindet. Die App ermöglicht nicht nur das Speichern von Dateien, sondern verbindet sich auch mit dem Kalender, dem Slack- und Zoom-Konto sowie mit anderen Anwendungen.

Cloudbasierte Dokumente wie beispielsweise Google Docs- oder Microsoft-Dokumente können zudem direkt in der Dropbox erstellt, bearbeitet und abgelegt werden, ohne ständig zwischen verschiedenen Konten wechseln zu müssen.

Von zentraler Bedeutung für das Projektmanagement ist für mich unser eigenes Kollaborationstool Dropbox Paper. Dropbox Paper enthält zum Beispiel dynamische Zeitleisten für die Projektplanung und das Erstellen von Meilensteinen, ein Aufgaben-Tool, und viele andere für dezentral arbeitende Teams wichtige Funktionen wie elektronische Unterschriften und unseren neuer Passwortmanager.

Ausblick

Ohne Zweifel: Das Jahr 2020 ist eine Herausforderung, und die Arbeitswelt wird sich weiter wandeln und anpassen. Aber ich hoffe, dass mein kurzer Vortrag gezeigt hat, wie sich sowohl ganze Unternehmen als auch Sie persönlich an die „neue Normalität“ gewöhnen können.

Dieser Text basiert auf einem Vortrag auf dem Kommunikationskongress am 18. September 2020.

Eine kuratierte Leseliste zum Thema remote work veröffentliche ich einmal pro Woche auf „The Remote Work Experiment“.

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