In der Vergangenheit habe ich mich oft auf „Timeboxing“ verlassen, um meinen Tag zu planen, aber ein Text von Oliver Burkeman hat mich zum Umdenken gebracht. „Timeboxing“ hat zwei Nachteile: Entweder, alles läuft anders als geplant und man muss seinen Kalender ständig neu organisieren oder es läuft genau so wie geplant, so dass man sich selbst ziemlich unter Druck setzt.
Die 3×3-Methode
Stattdessen schlägt Burkeman die 3/3/3-Methode vor, bei der man für jeden Arbeitstag die folgenden Aufgaben priorisiert:
- Drei Stunden pro Tag, um an einem wichtigen aktuellen Projekt zu arbeiten;
- drei dringende, aber weniger zeitaufwändige Dinge (einschließlich Besprechungen); und
- drei administrative oder wiederkehrende Tätigkeiten (z. B. E-Mails oder „Micro Learning“).
Burkeman’s Methode leuchtete mir sofort ein, so dass ich diese Vorlage entwickelt und im Laufe des Jahres verfeinert habe.
Mein Tagesplaner
Dies sind die einzelnen Elemente meines Planers:
DATUM Ziemlich selbsterklärend.
WOCHE Ich finde es immer hilfreich, auch die aktuelle Kalenderwoche im Auge zu behalten.
3×3 WICHTIG Hier liste ich die wichtigste Aufgabe des Tages auf, die oft Teil eines größeren Projekts oder einfach nur komplex und daher zeitaufwändig ist. Es sind nicht immer drei Stunden, aber definitiv mehr als eine Stunde.
3×3 DRINGEND Hier liste ich drei dringende Aufgaben auf, die zwischen 30 und 120 Minuten dauern, darunter Besprechungen, Textarbeit, Feedback usw. Ich priorisiere dabei Aufgaben, die anderen helfen, mit ihrer Arbeit voranzukommen.
3×3-WARTUNG Hier liste ich drei Dinge auf, die wichtig sind, damit ich den Überblick behalte und Dinge, die für mein persönliches Wohlbefinden wichtig sind. Dazu gehört immer das Beantworten von E-Mails, aber auch Dinge wie Journaling, Sport oder Netzwerken.
BRAG ZONE Dies ist Raum für temporiertes Selbstlob, wo ich meine wichtigste Errungenschaft des Tages notiere. Dies ist normalerweise keine Aufgabe, sondern Feedback, das ich erhalten (oder gegeben) habe, oder einfach ein positiver Moment.
GEBURTSTAGE Wenn sie nicht hier drin stehen, vergesse ich sie wahrscheinlich.
HABITS Ich bin ein großer Fan von „atomic habits“ und in diesem Abschnitt markiere ich alle „atomic habits“, die ich an diesem Tag praktiziert habe. Nicht alle meine „atomic habits“ wiederholen sich jeden Tag; zum Beispiel habe ich mir vorgenommen, nur dreimal die Woche Sport zu treiben.
WASSER Für jedes Glas Wasser, das ich tagsüber trinke, streiche ich ein Kästchen durch.
KEIN FLEISCH Dieses Kästchen streiche ich durch, wenn ich an diesem Tag kein Fleisch gegessen habe.
Dupliziere die Vorlage einfach für jeden neuen Tag oder erstelle gleich fünf Tagesplaner auf einmal, um Deine Arbeitswoche am Montagmorgen zu gestalten – was immer besser zu Deinem Arbeitsrhythmus passt.
Der Quartals-Planner
Mein Planer hat bewusst keinen Abschnitt für Jahresziele: Ein Jahr ist einfach zu lang, um es wirklich genau zu planen, aber ein Quartal ist in in der Regel gut planbar. Zudem ist es aus meiner Sicht nicht wirklich notwendig, die Woche detailliert zu planen, wenn man eine klare Vorstellung von seine Zielen für das Quartal hat und insbesondere seine „wichtigen“ Tagesaufgaben daran anpasst.
EIN WORT Diese Idee stammt von Jason Fox, der vorschlägt, dass Du ein Wort wählst, das Deine Ziele für das kommende Quartal zusammenfasst. Dies könnte „Student“ sein, wenn „lernen“ das Leitmotiv des Quartals sein soll, oder „Schmied“, wenn es vor allem darum geht, Dinge zu erledigen. Werde kreativ und überlege, welches Wort Dich in den kommenden Wochen leiten soll.
FOKUS Die Fokusbereiche beschreiben drei wichtige Dinge, die Du in diesem Quartal erreichen möchtest – und die Meilensteine auf dem Weg dorthin. Fokusbereiche können beruflicher oder persönlicher Natur sein.
HABITS „Habits“ sind Gewohnheiten, die Du regelmäßig praktizieren willst, damit sie eben „zur Gewohnheit“ werden. Sie sollten nicht besonders zeitaufwändig, aber wirkungsvoll sein, zum Beispiel regelmäßiges Lob für eine:n hilfreiche:n Kolleg:in, Networking, Dinge, die Du lernen willst oder ins Fitnessstudio gehen. Du kannst Dich jedes Quartal entscheiden, einige Deiner Gewohnheiten beizubehalten (zum Beispiel Sport) oder neue eintragen (zum Beispiel neue Lernziele).
Monats-Reflektion
Der Monatsrückblick ist dazu da, Erfolge zu feiern, Gelerntes zu reflektieren und Glücksmomente in Ihrem Leben festzuhalten. Und der Rückblick ist eine Gelegenheit, auf Deine Quartalsplanung zurück zu schauen, Fortschritte anzuerkennen und Ihre nächsten Schritte zur Erreichung Ihrer Ziele zu planen.