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Zeitmanagement mit „Time Boxing“

Zeitmanagement mit „Time Boxing“

Zeit ist eine der kritischsten Ressource eines politischen Startups. Wie man seine Zeit einteilt ist deswegen eine der wichtigsten Entscheidungen in jeder Kampagne und jedem Projekt.

Die wenigsten Menschen können komplett selber über ihre Zeit bestimmen. Meetings, Veranstaltungen, Konferenzen und E-Mails bestimmen den Tag. Und trotzdem: Mit etwas Planung und ein paar Hacks kannst Du mehr Struktur und Zeit für konzentriertes Arbeiten in Deinen Tagesablauf bringen.

Der Planungs-Klassiker ist die To-Do-Liste, die jedoch eine Reihe von Nachteilen hat:

  • To-Do-Listen unterscheiden nicht zwischen schnell zu erledigenden und größeren Aufgaben.
  • Sie unterscheiden auch nicht zwischen dringenden und wirklich wichtigen Dingen.
  • Und sie sorgen für Stress.

Der Kalender ist Dein wichtigstes Projektmanagement-Tool

Besser als eine To-Do-Liste ist daher ein Tool, das die meisten ohnehin ständig dabei haben: der Kalender.

Der Kalender ist nicht bloß zum Erinnern an bevorstehende Termine wichtig, sondern das zentrale Planungswerkzeug für alle Aufgaben.

Die Methodik hinter diesem Ansatz nennt sich time boxing. Kurz gesagt bedeutet time boxing: jede Aufgabe – vom Bearbeiten von E-Mails über regelmäßige Team-Meetings bis hin zur Arbeit an einer neuen Kommunikationsstrategie – bekommt eine vorher festgelegte Zeiteinheit im Kalender zugewiesen, egal ob eine Viertelstunde oder einen ganzer Tag.

Time boxing hat verschiedene Vorteile:

  • Der limitierende Faktor für die meisten Tätigkeiten von Wissensarbeitern ist Zeit und time boxing berücksichtigt diese Einschränkung.
  • Weil jede Aufgabe ein festes Zeitfenster hat, kannst Du weder prokrastinieren noch Dich in den Details verlieren: wird der Report wirklich besser wenn Du vorher noch drei Bücher liest und Du ihn dafür zwei Wochen später abgibst? (Ich schreibe diesen Post übrigens zu Ende nachdem ich diesen Artikel gelesen habe)
  • Time boxing erleichtert die Projektplanung: Wenn der Grafiker 48 Stunden für die Umsetzung einer Grafik braucht die Du am Freitag benötigst, muss er spätestens am Dienstag Abend die Rohmaterialien erhalten.

E-Mails nur zweimal am Tag beantworten

Ein entscheidender Punkt beim time boxing ist, dass ich zum Beispiel meine E-Mails nur zwei- bis dreimal am Tag bearbeite. So nutze ich die kurzen Pausen zwischen Terminen, in denen konzentriertes Arbeiten ohnehin nur schwer möglich ist, für E-Mails und die wertvollen Morgenstunden lieber für ein langfristiges Projekt, das meine volle Konzentration erfordert.

Es geht nicht darum, sich sklavisch an seinem Tagesplan festzuhalten. Nicht dringende und nicht wichtige Dinge können auch geschoben werden. Da ich meine Aufgaben nun mit festen Zeitbudgets versehen habe, schaffe ich dennoch insgesamt mehr Aufgaben, selbst wenn ich einzelne Tasks verschieben muss. Ich selber überprüfe meine Zeitplanung mindestens einmal am Tag und passe meinen Kalender an.

„Manager-Tage“ und „Maker-Tage“

Um mehr Zeit für „deep work“ (Cal Newport, Amazon-Link) zu schaffen, bietet es sich außerdem an, seine Woche in „Manager-Tage“ und „Maker-Tage“ zu unterteilen. Manager-Tage sind organisatorischen Themen gewidmet (Meetings, Telefonkonferenzen, Korrespondenz), während Maker-Tage für kreative Tätigkeiten gedacht sind, die ungeteilte Aufmerksamkeit benötigen.

Auch wenn es sicherlich schwer ist, einen ganzen Tag zu einem „Maker-Tag“ zu machen, hilft es bereits, einen Meeting-freien Tag pro Woche einzuführen oder die ersten ein, zwei Stunden des Tages für konzentriertes Arbeiten zu blocken.

Dropbox Paper-Templates helfen Meetings zu strukturieren

In den Einstellungen Deines Kalenders kannst Du Deine Termine zudem standardmäßig auf 30 Minuten anstatt eine Stunde umstellen. Und um die Zeitfresser E-Mail und Social Media zumindest etwas einzudämmen, solltest Du auch dafür Zeit im Kalender einplanen (ja, ich gebe zu, das gelingt mir auch nur selten).

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Checklisten und Templates können ebenfalls dabei helfen, effizientere Meetings zu halten. Dropbox Paper zum Beispiel bietet eine ganze Reihe von Vorlagen für unterschiedliche Aufgaben und erlaubt es dem Nutzer auch, eigene Vorlagen zu erstellen.

Mit hat time boxing sehr dabei geholfen, meinen Tag besser zu planen. Allerdings: wenn der tägliche Blick in den Kalender zwar viel Aktivität zeigt, aber nicht unbedingt rund um die Themen, die Du eigentlich vorantreiben willst oder solltest, hilft auch time boxing nicht weiter.

In der nächsten Folge dieser Serie soll es daher darum gehen, wie man Aufgaben priorsiert. Wie immer interessieren mich dabei auch eure Erfahrungen – schreibt mir gerne, welche Tipps ihr für die Priorisierung von Aufgaben habt!

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Foto: Estée Janssens / Unsplash

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