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Dropbox Paper für Public-Affairs-Kampagnen nutzen

Politisches Issue-Management und politische Kampagnen – egal ob sie von Parteien und Politikern, Verbänden und NGOs oder von Unternehmen durchgeführt werden – erfordern eine Menge Planung und Kollaboration bei begrenzten Ressourcen. In dieser Hinsicht unterscheidet sich Kampagnenmanagement kaum von der Arbeit in einem Startup.

In den folgenden Wochen möchte ich deswegen darüber schreiben, wie moderne Projektmanagementmethoden, Produktivitätshacks und neue Technologien politische Entscheider*innen und Public-Affairs-Professionals in ihrer täglichen Arbeit unterstützen können.

Beginnen möchte ich mit einem Tutorial für das Kollaborationstool Dropbox Paper, das aus meinem Arbeitsalltag inzwischen nicht mehr wegzudenken ist (Disclaimer: ich arbeite bei Dropbox).

In der Regel werden eine Vielzahl von unterschiedlichen Software-Lösungen für das Issue-Management und die Kampagnenplanung genutzt. Je nach Komplexität des Themas gehen wichtige Informationen und Dokumente dabei leicht in der Datenflut unter.

Dropbox Paper ist die ideale Grundlage für das Management von politischen Kampagnen, weil alle notwendigen Informationen an einem Ort gesammelt werden können.

Im Folgenden zeige ich anhand eine Paper-Vorlage, wie Bundestagsabgeordnete und ihre Mitarbeiter*innen, Verbände und NGOs, Beratungsagenturen sowie Unternehmen Paper für ihre Public-Affairs-Arbeit nutzen können.

Als Kollaborationslösung für Teams ist Paper mehr als eine Dokumentenverarbeitung in der Cloud: die unterschiedlichsten Dateitypen – Bilder, Videos, Office-Dokumente, Social-Media-Beiträge, PDFs, Karten oder MP3s – können in Paper eingebunden und direkt bearbeitet werden.

Darüber hinaus können Zeitachsen, Tabellen und Aufgaben hinzugefügt und mit Deadlines und Verantworlichkeiten markiert werden. Damit bietet Paper auch grundlegende Funktionen des Projektmanagements an.

Hier geht es zur Dropbox Paper-Vorlage. Ihr könnt die Vorlage ohne Login sehen; um sie nutzen zu können, benötigt ihr einen Dropbox-Account. Euer Name erscheint nach dem Login in der Liste der Nutzer des Dokuments.

Give it a name!

Wie jedes Dokument braucht auch eine Dropbox Paper-Datei einen Titel. Ich füge am Anfang der Zeile gerne ein passendes Emoji hinzu. Emojis geben schriftlicher Kommunikation einen persönlichen Touch und helfen, Missverständnisse zu vermeiden. Um ein Emoji hinzuzufügen, tippe einfach einen Doppelpunk („:“) in eine Zeile und ein Menü mit Emojis öffnet sich.

Quelle: Dropbox

Was ist das Ziel?

Kampagnen wollen entweder informieren oder überzeugen. Informationskampagnen bauen auf Zahlen, Daten und Fakten auf und sprechen die linke Gehirnhälfte an; Kampagnen, die überzeugen wollen, sprechen dagegen die rechte Gehirnhälfte an. Sie wecken Emotionen und arbeiten zum Beispiel mit großflächigen Bildern.

Die sogenannte SMART-Methode hilft dabei, Ziele zu definieren. SMART steht für:

  • Spezifisch: Das Ziel muss so genau wie möglich beschrieben werden – am Besten in Zahlen!
  • Messbar: Es musst eindeutig feststellbar sein, ob das Ziel erreicht wurde.
  • Attraktiv: Das Ziel muss auch tatsächlich erstrebenswert sein – Du musst motiviert sein, das Ziel zu erreichen.
  • Realistisch: Das Ziel darf nicht völlig unerreichbar sein.
  • Terminiert: Das Ziel muss bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht worden sein.

Zielgruppen definieren

Kommunikationskampagnen haben verschiedene Zielgruppen – interne wie externe. Unter interne Zielgruppen fallen etwa Mitarbeiter und Eigentümer. Externe Zielgruppen sind zum Beispiel Kunden, Anwohner, Wettbewerber, NGOs oder Politik und Verwaltung. Zielgruppen sind nie homogen: konservative, sozialdemokratische oder liberale Politiker*innen reagieren sehr unterschiedlich auf bestimmte Themen und politische Ideen.

Die Zielgruppen sollten so genau wie möglich beschrieben werden: was sind die Vor- und Nachteile Deines Issues aus Sicht dieser Zielgruppen? Wie werden sie wahrscheinlich reagieren? Für eine bessere Übersicht können die Zielgruppen auch in einer 2x2-Matrix angeordnet werden.

Beispiel für eine Stakeholder-Matrix in Dropbox Paper.

Die richtigen Botschaften formulieren

Deine Botschaften umfassen neben der Kernbotschaft auch beliebig viele Teilbotschaften, die jeweils mit Fakten unterlegt sind. Die Teilbotschaften erlauben es Dir, unterschiedliche Zielgruppen genau anzusprechen, ohne dass Deine Kommunikation zerfasert.

Beim Neubau eines Infrastrukturprojekts etwa könnte die Kernbotschaft lauten: „Unser Projekt wird die Grundlagen für weiteres wirtschaftliches Wachstum in der Region schaffen“. Teilbotschaften für einzelne Zielgruppen könnten sich um Chancen für den lokalen Arbeitsmarkt, Umweltmaßnahmen für nachhaltiges Wachstum oder antizipierte Steuermehreinnahmen, die etwa für Schulen verwendet werden können, drehen.

Eine Strategie formulieren

Im Unterschied zur Taktik beschreibt die Strategie die kommunikative Leitidee einer Kampagne. Strategien bilden den intellektuellen und kreativen Kern der Kampagne, was aber nicht heißt, dass man sich nicht inspirieren lassen kann.

Der chinesische General Tan Daoji († 436) etwa hat eine Sammlung von 36 Strategemen erstellt, die sich auch auf die Kommunikation anwenden lassen können. Und Alan Kelly hat mit seinem Buch „The Elements of Influence“ eine Art „Periodensystem der Elemente“ für Kommunikation entwickelt. Klassiker wie Edward Bernays Buch „Propaganda“ (Affiliate-Link), Robert C. Cialdinis „Influence. The Psychology of Persuasion“ (Affiliate-Link) oder Bücher über Spieltheorie wie „Spieltheorie für Einsteiger“ (Affiliate-Link) von Avinash K. Dixit und Barry J. Nalebuff sind ebenfalls sehr empfehlenswert.

Strategien können wunderbar mit Sketchnotes visualisiert werden. Für Einsteiger bietet die Illustratorin Nadine Roßa einen sehr guten Onlinekurs, der die wichtigsten Kniffe für Sketchnotes vermittelt. Die Illustrationen können entweder direkt auf dem Tablet gezeichnet oder fotografiert und als Grafik in das Paper-Dokument eingefügt werden.

Von der Theorie zur Praxis: Zeitachse

Kommen wir von der Theorie zur Praxis: Die Zeitachse ist das zentrale Element für die Planung einer Kampagne. Sie umfasst nicht nur Meilensteine (klicke einfach auf ein Datum um einen Meilenstein zu erstellen), sondern auch Aktivitäten wie Pressekonferenzen, Events, Interviews, parlamentarische Abende und andere Formate der politischen Kommunikation. Durch das Herein- und herauszoomen der Zeitachse kannst Du selber bestimmen, ob Dir lediglich die Aktivitäten der Woche angezeigt werden sollen oder ob Du einen Monats- oder Jahresüberblick haben möchtest.

Quelle: Dropbox

Dokumente wiederfinden

Entwürfe, White Paper, Positionspapiere, Studien – keine politische Kampagne kommt ohne eine Vielzahl von Dokumenten aus. Oft sind Dokumente irgendwo auf einem Server versteckt. Mit Dropbox Paper können sie stattdessen direkt in das Dokument eingefügt werden. So sind die wichtigsten Unterlagen immer direkt bei der Hand. In Dropbox können die Dokumente außerdem kommentiert und bearbeitet werden.

Die Übersicht durch Notizen behalten

Teambespechungen, Briefings, Telkos, Präsentationen, Konferenzen: im Laufe einer Kampagne fallen eine Menge von Notizen an, die ebenfalls zentral in einem Dokument gesammelt werden können. Notizen werden am Besten in einem eigenen Paper-Dokument erstellt und dann verlinkt. Andere Paper-Dokumente können verlinkt werden, indem Du ein „+“ tippst – daraufhin erscheint ein Suchfenster, in dem Du nach dem Titel des gewünschten Dokuments suchen kannst. Präsentationen und andere Medien können einfach per Copy & Paste in Dropbox Paper eingefügt werden.

Dropbox Paper kann zudem mit dem eigenen Google- oder Outlook-Kalender verknüpft werden, um das Erstellen von Notizen teamübergreifend noch einfacher zu machen.

Materialien sammeln und teilen

Für jede Kampagne werden eine Vielzahl unterschiedlicher Materialien produziert, etwa Policy Paper, Studien, Pressemitteilungen, Share Pics oder GIFs.

In der Regel werden die Materialien für eine bestimmte Zielgruppe erstellt, können aber mehrfach wieder verwendet werden. Um sie leichter wiederzufinden, können die finalen Versionen einfach zentral in das Dokument eingebunden werden und so allen Mitarbeiter*innen schnell zugänglich gemacht werden.

Aufgaben erstellen und zuweisen

Bismarck wird das Zitat zugeschrieben „Gesetze sind wie Würste, man sollte besser nicht dabei sein, wenn sie gemacht werden.“ Für die politische Planung jedoch gilt, dass man genau wissen sollte, wer was wann zu tun hat. Dafür sind To-Do-Listen bei Dropbox Paper da.

Aufgaben werden einfach eingefügt, indem man den Mauszeiger in eine neue Zeile navigiert und dann den Punkt „Aufgabe erstellen“ im Menü auswählt. Jede Aufgabe kann einer Person zugeordnet und mit einer Deadline versehen werden. Mir zugeordnete Aufgaben erscheinen mit der Deadline zusammen zusätzlich automatisch auf der Startseite meines persönlichen Dropbox Paper Accounts!

Final Hacks

Im Rahmen eines Blogposts können nicht alle Funktionen von Dropbox Paper erläutert werden. Für regelmäßige Updates zu Dropbox Paper empfehle ich unseren Blog sowie unser Hilfecenter. Auf ein paar schnelle Hacks zum Abschluss möchte ich trotzdem nicht verzichten

  • Zuletzt geändert am: Wenn Du /datetime + Space" in ein Dokument eingibst wird automatisch ein Datums- und Zeitstempel eingefügt – hilfreich um Kollegen zu zeigen wann das Dokument zuletzt geändert wurde.
  • Wo muss ich hin? Eine Google Maps-Karte kann ebenfalls einfach eingefügt werden, indem Du /googlemaps + Return in das Dokument eingibst. Ähnlich funktioniert auch die Einbettung von YouTube, Twitter und anderen Quellen.
  • In Dropbox Paper suchen: Wenn Du #begriff eingibst (etwa: #NetzDG) wird automatisch ein Link zu einer Suche in allen Deinen Paper-Dokumenten erstellt. So hast Du einen weiteren Weg, Dokumente miteinander zu verknüpfen und schnellen Zugriff auf alle Paper-Dokumente zu haben die etwa mit dem Hashtag #NetzDG versehen sind.
  • Sicherheit: Selbstverständlich bietet Dropbox verschiedene Sicherheitsfeatures wie sichere Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Verschlüsselung an. Mehr Informationen zum Thema Sicherheit und Dropbox findest Du hier.

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In den kommenden Wochen werde ich mehr darüber schreiben, wie Politiker*innen und ihre Mitarbeiter*innen, Agenturen, Verbände, NGOs und Unternehmen erprobte Produktivitäts-Hacks, neue Managementmethoden und Software für ihre Arbeit nutzen können.

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Ebenso freue ich mich über Eure Vorlagen für Kampagnen, Stragegien und Briefings, eure Hacks für produktive Meetings und effizientes Arbeiten und eure Lieblings-Tools und Tricks.

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Titelfoto: rawpixel / Unsplash

{ 1 comment… add one }
  • Daniel Stern 15. January 2019, 17:54

    klasse Artikel!

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